Avez-vous déjà fait cet exercice de communication? Assis sur une chaise avec un dessin en main, vous demandez à un collègue de s’asseoir sur une chaise devant vous, dos à vous, avec une feuille de papier et un crayon. Vous lui décrivez ce que vous voyez sur votre feuille avec le plus de précisions possibles afin qu’il reproduise le même dessin sur sa feuille… puis vous comparez!

 

Cet exercice illustre à quel point les propos d’une personne peuvent être interprétés différemment par une autre personne et qu’il n’est pas toujours évident de s’exprimer clairement. C’est d’ailleurs pourquoi la communication représente un si grand défi à plusieurs niveaux au sein des organisations.

La clarté des rôles et des responsabilités est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Dans votre organisation, les rôles sont-ils bien définis et expliqués? Sont-ils bien compris? Est-ce que les rôles sont clairs les uns par rapport aux autres? Dans une équipe où les rôles sont complémentaires, les tâches de chacun peuvent être claires sans que l’imputabilité soit bien définie. Par conséquent, personne ne prend sa part de responsabilité et il est difficile d’apporter des correctifs à une situation où les résultats ne sont pas ce qu’ils devraient être. Il est extrêmement bénéfique de clarifier le niveau d’imputabilité pour chaque rôle.

D’autre part, il arrive parfois que le rendement d’une personne soit remis en question ou qu’il ne soit pas à la hauteur des attentes. Il faut d’abord s’assurer que les attentes étaient claires et bien comprises. L’employé comprend-il bien les directives reçues, ses responsabilités et ce dont il est imputable?

La description de poste est un bon outil pour communiquer le rôle d’une personne. Toutefois, il ne faut pas qu’elle se limite à une liste tâches; elle doit préciser aussi le niveau d’imputabilité dans le rôle et ce dont la personne est responsable.  Puisque les rôles demeurent rarement statiques dans le temps, il est primordial de prendre le temps de discuter régulièrement de ce qui est attendu dans le rôle afin de réajuster le tir. Lorsqu’un rôle est modifié ou précisé, il est fortement conseillé de documenter les informations.  Les documents écrits, que ce soit une description de poste, une lettre officielle ou de simples notes résumant une discussion, représentent un point de référence important auquel gestionnaires et employés peuvent se référer dans le futur.

N’hésitez donc pas à valider les attentes et à vérifier si elles sont bien comprises dans le cadre des rôles et des responsabilités, question de valider si vous avez le même dessin!

 

Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.


À propos de Karine Bergeron

Titulaire d’une maitrise en gestion des ressources humaines et d’un baccalauréat en information et orientation professionnelles, Karine Bergeron, CRHA accompagne et conseille les gestionnaires depuis près de 15 ans. Parfaitement bilingue, elle détient une expérience au sein d’entreprises de moyenne et de grande taille de différents secteurs. Elle a développé une expertise au niveau de l’analyse des structures organisationnelles et des rôles ainsi qu’au niveau de la gestion de la performance et de l’amélioration des processus ressources humaines. Elle accompagne également ses clients dans leurs défis de rémunération, dans la résolution de conflits ainsi que dans des dossiers de fin d’emploi. En somme, elle accompagne les clients dans diverses démarches tenant compte de leurs besoins, des ressources et des meilleures pratiques en gestion des ressources humaines. Elle se distingue par son professionnalisme, sa discrétion et sa minutie dans l’exécution de ses dossiers.