La gestion des dossiers des employés

Les règles applicables découlent principalement de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de la Charte des droits et libertés et du Code civil du Québec. Ces lois régissent de façon stricte la collecte, la détention, l’utilisation et la communication à des tiers d’un dossier sur un employé. Elles s’appliquent aux renseignements personnels contenus dans un dossier, quelle que soit la nature du support sur lequel ils se trouvent et la forme sous laquelle ils sont accessibles (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

Sommaire non-exhaustif des droits et obligations

Intérêt sérieux et légitime : une entreprise constituant un dossier sur un individu doit avoir une raison valable de le faire et devra recueillir les renseignements nécessaires auprès de l’individu concerné.

Droit au respect de la vie privée : Un employé a le droit d’exiger la confidentialité des renseignements qui lui sont personnels, il peut choisir de ne pas révéler ces renseignements quand ils ne sont pas nécessaires à la personne qui les demande et il a le droit à la discrétion et à l’anonymat.

Protection des renseignements : Toute personne qui exploite une entreprise doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. (L.R.Q.c. P. 39.1, article 10)

Droit d’accès de l’employé : L’employé doit être informé de l’existence de son dossier et il a un droit d’accès à celui-ci. Il a également le droit de rectifier des informations erronées et de supprimer des informations sous réserve de certaines modalités.

Communication des informations à un tiers : Il n’est pas permis de communiquer les renseignements personnels contenus dans un dossier à un tiers, à moins que la personne concernée n’y consente ou qu’une loi ne le prévoie.

Quelques conseils pour une bonne gestion de dossier

• Ne créer qu’un seul dossier (ex. si l’équipe RH conserve les dossiers, les gestionnaires ne doivent pas avoir un second dossier)
• Le contenu doit se restreindre aux renseignements nécessaires (ex. CV, contrat d’embauche, évaluations de performance, contacts en cas d’urgence, suivi d’absentéisme, rapports d’accidents, suivis d’absentéisme, notes disciplinaires)
• Les notes insérées aux dossiers doivent être des faits vérifiables
• Conserver les dossiers «sous clé»
• Limité l’accès aux renseignements aux personnes pour qui les informations sont considérées comme étant nécessaires à l’exécution de leurs fonctions (ex. le professionnel en RH ou le gestionnaire si aucun professionnel en RH)
• Informer les employés de l’existence de leur dossier et de leur droit d’accès (vous pouvez demander un délai avant la consultation du dossier pour vous assurer de la conformité de celui-ci)

Lectures suggérées :

• Le b.a.-ba du dossier d’employé, Caroline Henri, CRHA, Perreault & Associés

Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.