Le b.a.-ba du dossier d’employé

Système de classement

L’un des système couramment utilisé est par dossiers de couleurs. Chaque couleur représente une section :

(1) Renseignements personnels

• Documents d’embauche
• Coordonnées
• Contact d’urgence
• Historique de rémunération
• Informations reliées à la paie
• Documents d’assurances
• Historique d’emploi (promotion, mutation, …)
• Informations de fin d’emploi

(2) Santé et sécurité

• Déclaration d’accident
• Rapport d’incident
• Assignation temporaire
• Retrait préventif
• Tests paramédicaux et expertises médicales
• Retrait préventif

(3) Relations de travail

• Notes du superviseur
• Avis disciplinaires
• Historique d’absences et de retards, incluant motifs et billets médicaux
• Griefs
• Évaluation de rendement

(4) Formation

• Historique de formations internes et externes
• Qualifications acquises en cours d’emploi
• Fiches de présence aux formations et attestations
• Plans spécifiques de formation
• Plan de développement individuel

(5) RH confidentiel

Il s’agit d’informations accessibles aux ressources humaines uniquement. La prudence est de mise avec le contenu de ce dossier, car tout ce qui touche les renseignements sur un employé doit théoriquement lui être accessible.  Cependant, pour des motifs préventifs, nous souhaitons parfois conserver l’historique de certains événements qui n’ont pas pour l’instant d’incidence sur un employé, mais pourraient éventuellement en avoir. Ex : Josée est rencontrée suite à un commentaire qu’elle a émis à l’encontre de Martin, lequel n’est pas informé de la situation considérant le contexte. Un résumé de la rencontre pourra être joint au dossier « relations de travail » de Josée et une copie pourrait être conservée au dossier « RH confidentiel » de Martin. Ainsi, s’il y a lieu d’une intervention subséquente ayant des enjeux plus importants, l’information sera répertoriée aussi au dossier de Martin.

SUGGESTION : Pour chaque dossier, une fiche peut être conservée en surface, afin d’y lister le contenu et les dates de mises à jour.

Politique d’accès à l’information

Que le dossier soit physique ou électronique, son contenu doit être protégé et limité en accès, notamment, en vertu de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé. Le classeur doit donc être barré et les dossiers électroniques protégés par mot de passe.

Il est recommandé de définir une politique d’accès à l’information, afin de déterminer qui peuvent consulter le(s) dossier(s), quel contenu leur est accessible et comment peuvent-ils y avoir accès. Par exemple, le superviseur peut demander à consulter l’historique d’absentéisme, de rendement ou le dossier disciplinaire, mais devrait être restreint quant aux renseignements personnels tels l’adresse et le numéro d’assurance sociale. L’administrateur de la paie peut consulter le dossier de rémunération, mais ne devrait pas avoir à consulter l’historique de rendement. Seules les personnes directement concernées par l’ensemble du dossier devraient y avoir accès, par exemple, le responsable des ressources humaines qui agit à titre de « gardien des dossiers » et qui en coordonne l’accès. Dans une telle optique, le classement par couleurs favorise une gestion efficace et stratégique.

Afin de bien encadrer le tout, il est recommandé de prévoir une procédure de demande d’accès au dossier et les délais de traitement. Par exemple, le superviseur qui souhaite avoir accès au dossier devrait avoir un lien hiérarchique avec l’employé, puis compléter une réquisition écrite en indiquant le contenu qu’il souhaite consulter. La procédure se doit d’être simple en pratique, mais devient nécessaire pour protéger non seulement l’employé et l’employeur, mais aussi la personne qui consulte le dossier. Les demandes d’accès devraient être conservées au dossier.

Il faut savoir que l’employé qui en fait la demande a le droit de consulter l’ensemble de son dossier et ce, dans un délai raisonnable. La politique d’accès à l’information et la procédure pour le faire deviennent donc d’autant plus importantes, au même titre que le système de classement.

En tout temps, lorsqu’une personne consulte un dossier, le « gardien des dossiers » devrait être présent à titre de témoin, dans le but d’assurer qu’aucune information ne soit malencontreusement perdue!