Dans toutes les sphères de la vie d’une organisation, ce sont de la documentation interne qui vient identifier, clarifier, faciliter et communiquer pour un fonctionnement global et optimal. Pour nous aider à atteindre ces objectifs, il est souhaitable de comprendre ce qui se cache derrière ces termes.

Aux fins de cet article, nous allons opter pour un modèle simplifié parce que cela s’applique à la majorité des organisations.

Tout découle du cœur de l’organisation. Avez-vous remarqué?

Les politiques

Les politiques viennent encadrer le quoi et parfois le qui en tant que responsable. Qu’elles soient financières, humaines, administratives, elles concernent un aspect important de la mission et elles appuient les valeurs. Étant donné ce fait, les politiques varient peu au courant de la vie de l’organisation.

Qu’est-ce que l’on y retrouve ?

• Titre, date d’entrée en vigueur, date de révision
• Ce qu’elle vise à promouvoir, le but à atteindre ou encore un énoncé fondamental
  • Exemple d’une organisation professionnelle dont le service à la clientèle fait partie de sa vision. Pour y faire suite, elle décide d’écrire une politique sur le code vestimentaire.

• Portée de la politique, c’est-à-dire les personnes concernées
• La définition des concepts ou des termes clés
  • Dans l’exemple précédent, nous pourrions retrouver ce que veut dire pour l’organisation « tenue d’affaires professionnelles »
• Obligations et responsabilités des personnes concernées dont l’employeur, les gestionnaires, la personne responsable de la politique et bien sûr, les employés
• S’il y a des exceptions, les mentionner

Procédures, processus et directives

À ce stade-ci, nous parlons du « pourquoi et comment » donc de l’application concrète de la politique. Cette partie peut être incluse dans le même document que la politique où se retrouver dans un support distinct. Les éléments que nous y retrouvons sont appelés à évoluer, à changer en fonction de la technologie, de la structure organisationnelle contrairement aux politiques.

De façon simplifiée,

• Procédures est un ensemble d’étapes pour appliquer la politique
• Processus est un enchaînement souvent représenté par un schéma
• Directives est un ensemble de mémos avec des orientations très fermes

La communication, c’est encore la clé

Quelle que soit la méthode utilisée, ce n’est pas tout de rédiger des politiques ou encore des procédures, elles doivent être communiquées. Une personne informée est une personne ayant plus de chance d’être motivée et productive. L’organisation ne doit pas considérer à la légère la diffusion initiale, l’accessibilité de l’information par la suite ainsi que son actualisation.

Avez-vous songé à produire vos procédures par vidéo ? Bien que les politiques puissent difficilement être dans un autre format qu’un document écrit conventionnel, les organisations peuvent varier les supports en intégrant le vidéo, des affiches, des schémas qui se retrouvent par la suite ailleurs que dans un manuel d’employé par exemple. Pourquoi ne pas utiliser le babillard pour mettre une affiche avec la procédure de demande de congé ? Une vidéo expliquant la procédure en lien avec une politique de santé et sécurité au travail diffusée sur un écran dans la salle des employés ? Ou encore, dans votre réseau social d’entreprise ?

La mise en place de politiques et de procédures fait partie de saines pratiques de gestion. Elles font vivre la mission de l’entreprise et méritent que l’on s’y attarde.

Manon Sévigny, MBA