Investir en formation : 1 % de la masse salariale

En revanche, si vous ne le faites pas, vous devrez cotiser ce même montant au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre, lequel sert à financer certaines activités liées à la formation, notamment en accordant des subventions aux entreprises. Ainsi, pourquoi ne pas en faire bénéficier votre organisation?

Quel est l’objectif ciblé par cette loi?

Améliorer la qualification et les compétences de la main-d’œuvre du Québec et favoriser l’emploi, l’adaptation et l’insertion en emploi, ainsi que la mobilité de cette main-d’œuvre.

Mon organisation est-elle assujettie?

Toutes les entreprises du Québec dont la masse salariale est supérieure à 2 millions $ sont assujetties.

Sont également assujettis les secteurs du transport, les municipalités, les centres de service scolaire, les organismes à but non lucratif et bien d’autres. Quelques exceptions s’appliquent.

Attention, car chaque entité légale de laquelle un(e) employé(e) reçoit un salaire est considérée comme étant une (1) entreprise. Ainsi, si votre organisation se compose de plusieurs entités légales, il est possible que vous deviez gérer l’assujettissement, l’investissement et le calcul de la masse salariale de façon indépendante.

Qu’advient-il si mon organisation atteint 2 millions $ en masse salariale pour la première fois cette année?

L’assujettissement débute dès la première année où la masse salariale atteint 2 millions $. Par contre, dans ce contexte de transition, les investissements en formation de l’année précédente peuvent être ajoutés à la comptabilisation. Ainsi, si la masse salariale s’approche de la barre du 2 millions $ sans toutefois la surpasser, vaut mieux prévoir et se conformer maintenant plutôt que de devoir rétroagir la comptabilisation des dépenses et l’application des mesures administratives.

Quelles sont la période de référence et les dates butoirs à connaître?

• La masse salariale se calcule sur une même année civile (période de référence)
• Les sommes investies doivent être déclarées à Revenu Québec au plus tard le 28 février suivant la période de référence.
• La déclaration des activités de formation qui devait être transmise à la Commission des partenaires du marché du travail (CPMT) a, quant à elle, été abolie depuis le 1^er janvier 2024.

Quelles sont les dépenses admissibles?

Les dépenses admissibles sont encadrées par le Règlement sur les dépenses de formation admissibles. De manière générale, pour déterminer si une activité de formation est admissible, on se pose la question:

« La formation offerte permettra-t-elle à l’employé(e) d’être plus compétent(e) pour exercer un emploi? »

Plusieurs moyens sont mis à la disposition des employeurs, dont la formation interne, l’accueil et l’intégration de stagiaires, ainsi que la formation offerte par un établissement d’enseignement, un ordre professionnel, un fournisseur d’équipement ou de logiciel, un formateur agréé par Emploi-Québec, etc. La préparation des formations développées à l’interne pourrait également être considérée.

Outre les coûts de formation directs, on peut inclure au calcul des dépenses le salaire des personnes formées et des formateurs incluant certains avantages, les frais de transport et d’hébergement, et bien d’autres. Il peut être étonnant de constater des dépenses admissibles qui permettent d’atteindre plus rapidement la cible du 1 %.

Il faut toutefois analyser de façon contextuelle chaque dépense et répondre à certains critères.

Mesures de conformité

Attention, car certaines mesures de conformité seront requises en cas d’audit gouvernemental pour que les dépenses soient acceptées.

Vous devez notamment mettre en place un comité de formation répondant à certains critères et des plans de formation approuvés pour toute formation donnée dans le cadre d’un plan de formation en entreprise (formation interne).

Vous devrez également fournir des preuves telles que :

• Le nom de l’employé ou de l’employée à qui le salaire a été versé ;
• Le montant total du salaire global pour le temps consacré à l’activité ;
• Le registre de paie dans certains contextes ;
• La preuve de consultation du comité sur le plan de formation
• Une attestation de formation ou la capacité à en délivrer une.

Pourraient également vous être demandés :

• Un plan de formation respectant certains critères ;
• Un registre sommaire des formations et du calcul des dépenses ;
• Le profil de compétence des personnes formées et formatrices ;
• Les factures des fournisseurs externes spécifiant le volet « formation » ;
• Un registre de présence des employés et employées aux formations ;
• Le numéro d’agrément des formateurs agréés ;
• etc.

Toutes les preuves justificatives doivent être conservées pendant six (6) ans.

Certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF)

Selon votre contexte organisationnel, il est possible d’être exempté des obligations citées ci-dessus en recevant un CQIF. Ce certificat peut être octroyé aux employeurs dont les pratiques en matière de développement des compétences sont exemplaires et est valide pour une durée de trois (3) ans renouvelable.

Réserve accumulée

Si l’investissement en formation a surpassé l’équivalent du 1 % de la masse salariale, le surplus des dépenses peut être reporté à l’année suivante.

Qu’advient-il si la masse salariale de mon organisation revient sous la barre des 2 millions $?

Si la masse salariale est réduite à moins de 2 millions $ pendant deux années consécutives, la réserve accumulée des dépenses déclarées retombe à zéro.

Un texte de Caroline Henri, CRHA
Professionnelle en gestion des ressources humaines
Directrice, communications et gestion administrative

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