Dans la vie de tous les jours, il n’est pas rare que nous puissions faire face à des malentendus ou des manques d’information lorsque nous communiquons avec les gens qui nous entourent. En organisation, lorsqu’on prend conscience que chaque personne a son historique, sa personnalité, ses valeurs et ses croyances, on comprend l’importance d’établir une bonne communication en entreprise.

L’organisation gagne à communiquer à l’ensemble des membres de son équipe des éléments tels que :

  • La vision et les objectifs de l’entreprise
  • La structure organisationnelle
  • Les rôles de chacun
  • Les attentes du superviseur
  • Les échanges d’information au quotidien pour le bon déroulement des opérations

Mais tout cela peut sembler bien théorique…  Concrètement, de quelle façon peut-on s’assurer d’une bonne communication en entreprise?

La réponse se trouve dans les outils de communication.

Voici une liste non exhaustive d’outils qui peuvent vous sembler banals à première vue, mais dont l’existence apporte beaucoup de bénéfices au sein d’une organisation :

Guide ou manuel du personnel

Un document qui rassemble l’essentiel de la vision, mission et objectifs de l’entreprise permettra d’établir une direction globale claire à tous les membres de l’équipe. Il devrait aussi contenir une description des conditions d’emploi (rémunération, avantages sociaux, etc.) ainsi que les politiques d’entreprise, qui elles sont primordiales pour clarifier les attentes de l’organisation envers chacun de ses employés.

Organigramme

Ce schéma représentant tous les types de poste et la relation entre eux est un excellent moyen de visualiser les liens fonctionnels et hiérarchiques de l’organisation. Il clarifie à qui les gens peuvent s’adresser, par exemple pour des questions opérationnelles, pour une demande de congé ou encore pour clarifier les priorités.

Guide de conduite et de civilité

Écrire noir sur blanc ce qui est attendu des individus et nommer les comportements inacceptables facilitent une gestion des ressources humaines équitable pour tous.  Il permet aux gestionnaires d’avoir une assise solide pour intervenir dans des situations conflictuelles ou dans des dossiers disciplinaires.

Descriptions de poste

Bien qu’une flexibilité dans les tâches est souhaitable, il est bénéfique de clarifier le rôle de chacun au sein d’une organisation afin de respecter les limites et d’éviter des pertes de temps ou encore, des conflits. Une description de poste devrait être un document en soi (et non une description dans un contrat de travail) afin de le faire évoluer dans le temps.

Rencontres et mémos

Que ce soit par courriel, par conférence téléphonique, sur le babillard ou encore en personne, l’organisation doit assurer une mise à jour des messages importants à transmettre. Chaque équipe doit de déterminer de quelles façons communiquer quotidiennement les informations opérationnelles.

N’oubliez pas qu’une entreprise communique autant par ses actions que par l’inaction! Si votre organisation ne prend pas les moyens pour établir ou rétablir une bonne communication, vous y verrez éventuellement des problématiques de production, de service à la clientèle ou de climat de travail, ce qui représente des coûts significatifs!

Avez-vous vos outils de communication?

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Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.


À propos de Karine Bergeron

Titulaire d’une maitrise en gestion des ressources humaines et d’un baccalauréat en information et orientation professionnelles, Karine Bergeron, CRHA accompagne et conseille les gestionnaires depuis près de 15 ans. Parfaitement bilingue, elle détient une expérience au sein d’entreprises de moyenne et de grande taille de différents secteurs. Elle a développé une expertise au niveau de l’analyse des structures organisationnelles et des rôles ainsi qu’au niveau de la gestion de la performance et de l’amélioration des processus ressources humaines. Elle accompagne également ses clients dans leurs défis de rémunération, dans la résolution de conflits ainsi que dans des dossiers de fin d’emploi. En somme, elle accompagne les clients dans diverses démarches tenant compte de leurs besoins, des ressources et des meilleures pratiques en gestion des ressources humaines. Elle se distingue par son professionnalisme, sa discrétion et sa minutie dans l’exécution de ses dossiers.